Nguyên lý 80/20 (Pareto) có một ý nghĩa rất đơn giản nhưng cực kỳ mạnh:
Khoảng 80% kết quả thường đến từ khoảng 20% nguyên nhân quan trọng nhất.
Nó không có nghĩa là lúc nào cũng chính xác 80%–20%. Con số này là cách nói để chỉ một hiện tượng: kết quả thường không phân bổ đều; một số ít yếu tố tạo ra phần lớn tác động.
Ví dụ rất dễ hiểu
- Công việc: 20% nhiệm vụ tạo ra 80% giá trị.
- Khách hàng: 20% khách hàng có thể tạo ra 80% doanh thu.
- Sản phẩm: 20% sản phẩm có thể tạo ra 80% lợi nhuận.
- Học tập: 20% kiến thức quan trọng có thể giúp bạn giải quyết 80% tình huống.
- Lỗi hệ thống: 20% nguyên nhân có thể gây ra 80% lỗi.
- Thời gian: 20% khoảng thời gian làm việc hiệu quả nhất có thể tạo ra phần lớn kết quả.
Ý nghĩa quan trọng nhất
80/20 không khuyên bạn làm ít đi một cách máy móc.
Nó khuyên bạn hãy hỏi:
“Trong tất cả những việc mình đang làm, việc nào thực sự tạo ra phần lớn kết quả?”
Sau đó:
Tìm 20% quan trọng → tập trung nguồn lực → giảm những thứ ít giá trị → đo kết quả → tiếp tục tìm 20% mới.
Ví dụ, thay vì có 10 việc và chia đều 10% thời gian cho mỗi việc, bạn tìm ra 2 việc thực sự tạo ra phần lớn kết quả và ưu tiên chúng.
Một cách nhìn rất hay
80/20 thực chất là nguyên lý của sự tập trung:
Không phải mọi thứ đều có giá trị như nhau.
Nếu biết được đâu là thứ có tác động lớn nhất, bạn có thể dùng cùng một lượng thời gian nhưng tạo ra kết quả lớn hơn rất nhiều.
Và có một điểm thú vị: 20% của 20% lại có thể tạo ra một “20% quan trọng hơn nữa”. Vì vậy, 80/20 có thể được áp dụng lặp đi lặp lại để tìm ra “đòn bẩy” quan trọng nhất trong một hệ thống.